про твої права

Деловая переписка по e-mail: как избежать проблем

Узнайте, что такое электронная переписка и как правильно вести деловую переписку. Все большее распространение приобретает ведение деловой переписки по электронной почте. Удобно, быстро, современно. Пересылаются тексты договоров, акты приема-передачи, заказ, разнообразные подтверждение, счета-фактуры и т.д. Впрочем, в последнее время в этой сфере увеличилось число правовых проблем. Предметом настоящей публикации не являются налоговая отчетность и налоговые накладные.

Краткое содержание и ссылки по теме

  1. Что говорит закон
  2. Универсальный рецепт от неприятностей
  3. Как работать с электронной почтой
  4. Возражения получения электронного сообщения
  5. Отрицание своего авторства или факта отправки сообщений
  6. А что скажет суд?

Что говорит закон

С принятием действующих Гражданского и Хозяйственного кодексов Украины (далее соответственно - ГКУ и ХКУ) ведение деловой переписки при помощи электронной почты получило четкий правовой статус и соответствующую регламентацию.

Согласно ст.207 ГКУ сделка считается совершенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Аналогично этот вопрос решается в ст. 181 ХКУ. Допускается заключение хозяйственных договоров упрощенным способом, то есть путем обмена письмами, факсограммами, если законом не установлены специальные требования к форме и порядку заключения соответствующего вида договоров.

При использовании указанных общих правовых норм следует принять во внимание, что по поводу переписки по электронной почте имеется целый ряд специальных законодательных актов. К сожалению, переписка по факсу урегулирована гораздо меньше и здесь больше пробелов.

Универсальный рецепт от неприятностей

Практикой разработаны определенные формулировки, которые стоит заранее включать в договора, другие документы обязательственного характера, если они пересылаются по электронной почте или по факсу. Так, удачным можно считать формулировку принятую Высшим хозяйственным судом Украины (ВХСУ) в постановлении от 15.01.2013 по делу №5008/419/2012.

Стороны зафиксировали в своем договоре следующее условие: "...документы, отправленные по факсу или электронной почте, имеют полную юридическую силу до момента обмена оригиналами, порождают права и обязанности для сторон, могут быть поданы в судебные инстанции в качестве надлежащих доказательств и не могут опровергаться стороной, от имени которой они были отправлены".

Общее же требование судов такое - стороны должны заранее в договоре оговорить, что переписка по такому договору будет вестись именно с помощью соответствующих технических средств, указать свои электронные адреса или номера телефонов (факсов). Оценка указанных документов в качестве доказательства начинается с выяснения судом именно этого обстоятельства. Следовательно, предоставление таким документам доказательной силы должно происходить, прежде всего, в самом договоре.

Полезным может быть также международный опыт, ознакомление с правилами переписки по внешнеэкономическим контрактам. В частности, с Унифицированными правилами поведения при международной передаче торговых данных средствами компьютерной связи 1988 г., Правилами ММК для электронных коносаментов и др.

Как работать с электронной почтой

Электронная переписка регулируется целым рядом специальных законодательных актов, которые составляют самостоятельную подотрасль законодательства об информационных отношениях.

Основными нормативно-правовыми актами в этой сфере являются (рекомендуемый минимум для ознакомления):

  • Закон Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" (далее - Закон об электронных документах);
  • Закон Украины "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон об электронной подписи);
  • Закон Украины «Об электронных доверительных услугах»
  • Постановление Кабинета Министров от 07.11.2018г. №992 «Об утверждении требований в сфере электронных доверительных услуг Порядка проверки соблюдения требований законодательства в сфере электронных доверительных услуг».

В ст.5 Закона об электронных документах указано, что электронный документ-это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Согласно ст.8 юридическая сила электронного документа не может быть отвергнута исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Две главных беды и возможные неприятности электронной переписки:

  1. отрицание самого факта получения определенной информации по электронной почте;
  2. отрицание своего авторства или факта отправки сообщений контрагентам.

Рассмотрим каждую из приведенных проблем.

Возражения получения электронного сообщения

Согласно ст.10 Закона об электронных документах - требования подтверждения факта получения документа, установленные законодательством в случаях отправления документов заказным письмом или передачи их под расписку, не распространяются на электронные документы. В таких случаях подтверждение факта получения электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Закона.

Далее следует руководствоваться положениями ст.11 Закона об электронных документах.

Электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении от этого автора электронного документа, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота.

Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и время получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.

В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения данного электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом (напоминаем - кроме случаев, когда иной порядок подтверждения не был предусмотрен самими сторонами в договоре). Интересно, что возможность установления факта получения электронного документа с помощью соответствующих экспертиз или по справке провайдера, который осуществил соответствующие трафики, - Законом прямо не предусмотрена, хотя, судя по всему, может быть предметом определенных договоренностей между сторонами.

Если же обратиться к постановлению КМУ №992, то здесь содержатся определенные условия и требования к процедуре засвидетельствования наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени.

Квалифицированная электронная отметка времени должна обеспечивать: 1) связь даты и времени с электронными данными таким образом, что полностью исключает возможность незаметного изменения электронных данных; 2) точность времени в программно-техническом комплексе поставщика, что синхронизируется с Всемирным координированным временем (UTC) с точностью до секунды. Проверка квалифицированной электронной отметки времени может проводиться любым лицом с целью получения информации о действии квалифицированной электронной отметки времени. Во время проверки и подтверждения квалифицированной электронной отметки времени лицо, проводящее проверку, совершает такие действия: 1) получает из квалифицированной электронной отметки времени информацию, содержащую идентификационные данные лица, позволяющие однозначно установить поставщика; 2) проверяет квалифицированную электронную подпись или печать, наложенные на квалифицированную электронную отметку времени с помощью действующего (на момент формирования квалифицированной электронной отметки времени) квалифицированного сертификата открытого ключа поставщика; 3) проверяет соответствие квалифицированной электронной отметки времени и электронных данных, к которым она добавлена ​​(путем сравнения вычисленного хеш-значения электронных данных и хеш-значения, записанного в квалифицированной электронной отметке времени).

Отрицание своего авторства или факта отправки сообщений

Согласно ст.12 Закона об электронных документах проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи. На основании ст.7 оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора. Таким образом, далее следует обратиться к Закону об электронной подписи.

Сразу следует заметить, что действие этого Закона не распространяется на отношения, возникающие во время использования других видов электронной подписи, в том числе переведенного в цифровую форму изображения собственноручной подписи. То есть речь идет об определенном криптографическом наборе преобразованных электронных данных, вроде того, что можно получить у налоговиков для электронной отчетности. Проще говоря, в Законе речь идет не о простом факсимильном (визуальном) воспроизведении подписи, скопированном сканером, а о специальной компьютерной программе идентификации личности (электронный ключ).

Следовательно, действующее законодательство предусматривает 2 возможных варианта установления авторства и факта отправки письма контрагентом:

  1. Использование электронной цифровой подписи.
  2. Другой способ идентификации отправителя, установленный сторонами в договоре.

А что скажет суд?

Последствия небрежного отношения сторон к правилам электронной переписки хорошо видно из постановления ВХСУ от 2.04.2013 по делу №5008/587/2012.

Предметом спора стало отрицание ответчиком факта отправки истцу электронной заявки на перевозку грузов (заключения в упрощенный способ договора на транспортно-экспедиционное обслуживание). Суд установил, что истец - транспортное предприятие по электронной почте действительно получил заявку-договор на транспортно-экспедиционное обслуживание с определенного адреса. Сообщение содержало оттиск печати ответчика и подпись, но без идентификации личности, которая осуществила такую заявку (не было электронно-цифровой подписи).

ВХСУ пришел к выводу, что этот документ не является надлежащим доказательством того, что указанный договор был отправлен именно ответчиком и скреплен сторонами наложением цифровой подписи. Истцом, в соответствии с ч.3 ст. 207 ГК не предоставлено ни заключенного между сторонами отдельного письменного согласия на факсимильное совершение подписи, ни образца аналога собственноручной подписи подписанта договора с тем, чтобы можно было допустить факсимильную копию договора (в которой факсимильно воспроизведена подпись), как доказательство его действительного заключения в письменной форме именно с ответчиком по делу.

В целом же практика электронной переписки требует дальнейшего изучения и соответствующих разъяснений со стороны высших судебных органов.

 




Советы юристов для граждан и бизнеса на ваш e-mail!


Полезные статьи по данной тематике