Оцифровка трудовых книжек до 10 июня 2026

Куда обращаться?

Оцифровка трудовых книжек до 10 июня 2026

С принятием Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» в 2021 году, учет трудовой деятельности работника осуществляется в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого социального взноса».

Бумажная трудовая книжка ведется только по требованию работника. Так, по требованию работника, впервые принимаемого на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу.

Владелец или уполномоченный им орган по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрения и награды за успехи в работе.

Переходными положениями закона было установлено, что включение Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение пяти лет со дня вступления в силу настоящего Закона на основании сведений, поданных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере социальной защиты населения, и центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере трудовых отношений.

После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.

Таким образом, срок переноса данных о трудовой деятельности работника из бумажной трудовой книжки в реестр Пенсионного фонда истекает 10 июня 2026 года.

Это не означает, что после этой даты бумажные трудовые книжки станут недействительными, или что при обращении за оформлением пенсии у вас не примут бумажные документы для подтверждения стажа, однако если у вас трудовой стаж до 2004 года, лучше внести эти данные в реестр сейчас, чтобы стаж потом не «потерялся».

Оцифровка трудовой книги заключается в сканировании всех ее страниц и загрузке в электронном кабинете застрахованного лица на портале Пенсионного фонда.

Сделать это может работодатель или человек самостоятельно.

Работодатель сканирует трудовую книжку работника и посылает в ПФУ через вебпортал.

Работник имеет две возможности:

  • обратиться с бумажными документами о трудовой деятельности/ военной службе/ учебе/ рождении ребенка и т.п. в отделение ПФУ, где ему помогут отсканировать эти документы;
  • самостоятельно загрузить скан-копии через личный кабинет на вебпортале ПФУ, подписав их квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Обращаем внимание, что закон не возлагает на работодателя обязанность оцифровки трудовой книжки работника, так что вам могут и отказать. Поэтому советуем позаботиться о передаче сведений в Реестр застрахованных лиц самостоятельно, учитывая, что сделать это нетрудно.

Для этого нужно зайти на портал Пенсионного фонда, авторизироваться в кабинете застрахованного. Далее слева, в разделе «Коммуникации по ПФУ» следует выбрать сервис «Сведения о трудовых отношениях». Выбираем «Добавить запись», далее «Трудовая книжка или страховой стаж», добавляем собственно трудовые сканы и при необходимости сканы дополнительных документов. Подписываем КЭП, процедура завершена.

Обратите внимание, что отсканировать нужно все страницы, где есть записи о трудовой деятельности, причем в цвете. Если у вас две трудовые книжки – сканируйте обе.

Подробно как это сделать рассказали в ПФУ, видео можно посмотреть по ссылке: https://www.youtube.com/watch?v=pfVwNdyDYnI


Обновлено: 05.05.2026

Автор: Екатерина Гутгарц, юрист

https://prostopravo.com.ua/

Ответы на популярные вопросы пенсионеров