про твої права

Порядок ведения трудовых книжек в Украине

Несмотря на то, что многие считают трудовую книжку пережитком советского прошлого, без нее просто невозможно устроиться на работу. Трудовую книжку не отменили. На кого и кем ведется трудовая книжка, какие сведения туда заносятся, где она должна храниться и кто ответственен за ведение трудовых книжек, как правильно сделать запись в трудовой книжке, как восстановить ее — ответы на эти и другие часто задаваемые вопросы, инструкцию по оформлению и заполнению узнавал prostopravo.com.ua.

Краткое содержание и ссылки по теме

  1. Понятие трудовой книжки
  2. В трудовую книжку вносятся:
  3. Как заполнять трудовую книжку?
  4. Исправления в трудовой книжке
  5. Занесение в трудовую книжку сведений о работнике
  6. Внесение в трудовую книжку сведений о работе
  7. Заполнение трудовой книжки при увольнении
  8. Вкладыш в трудовую книжку
  9. Как восстановить трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)
  10. Образец бланка трудовой книжки

Понятие трудовой книжки

Порядок ведения трудовых книжек в Украине регулируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников N 58 от 29.07.93, утвержденной Приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения.

Прежде всего,  трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности сотрудника.

Трудовые  книжки   ведутся  на  всех  работников, независимо от формы собственности предприятия, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и  временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих  по  совместительству,  трудовые  книжки  ведутся только по месту основной работы.

При поступлении на работу сотрудник обязан предъявлять  администрации  предприятия,  учреждения,  организации  трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается!

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия,  учреждения, организации в присутствии работника не позднее 5 дней, после принятия его на работу.  Сведения  о  работнике  заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

В трудовую книжку вносятся:

  • сведения о работнике:  фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
  • сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение. Записи о наименовании работы или должности, на которые принят  работник,  производятся:  для  рабочих  в  соответствии  с наименованиями      профессий,      указанных       в       Едином тарифно-квалификационном  справочнике  работ  и профессий рабочих; для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в  Единой номенклатуре должностей служащих,  или в соответствии со штатным расписанием;
  • сведения о награждениях и поощрениях:  награждения орденами и медалями,  присвоение почетных званий;  награждения и поощрения за успехи в работе,  предусмотренные правилами внутреннего  трудового распорядка   и   уставами   о   дисциплине;   другие  поощрения  в соответствии с действующим законодательством;
  • сведения об  открытиях,  на  которые   выданы   дипломы,   об использованных  изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

С каждой записью,  вносимой в трудовую книжку, о назначениях,   перемещениях  и  увольнении  частный предприниматель  обязан  ознакомить владельца этой книжки.

В день увольнения трудовая книжка должна быть выдана работнику. Записи  о  причинах  увольнения  должны  производиться   в трудовой   книжке   в   точном   соответствии   с   формулировками  действующего законодательства  и  со  ссылкой  на  соответствующую статью и пункт закона.

При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью,  инвалидностью,  уходом  на  пенсию, зачислением  в  высшее  или  среднее специальное учебное заведение либо  в   аспирантуру   и   по   другим   причинам,   с   которыми законодательство  связывает  предоставление  определенных  льгот и преимуществ,  запись об увольнении вносится в  трудовую  книжку  с указанием этих причин.

В  тех  случаях,  когда  в  трудовой  книжке   заполнены  все   страницы   соответствующих   разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Трудовые  книжки  хранятся  у  администрации предприятия, учреждения,  организации как  бланки  строгой  отчетности,  а  при увольнении рабочего или служащего выдаются ему на руки.

При  увольнении  рабочего  или  служащего  все  записи  о работе,  награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном  предприятии,  в  учреждении,  организации, заверяются    подписью   руководителя   предприятия,   учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью.

Лицо,  потерявшее  трудовую  книжку,  обязано  немедленно заявить об  этом  администрации  по  месту  последней  работы.  Не позднее  15  дней  после  заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".

Ответственность за организацию работ по  ведению,  учету, хранению  и  выдаче  трудовых  книжек  возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации. Ответственность за  своевременное  и  правильное   заполнение трудовых  книжек,  за их учет,  хранение и выдачу несет специально уполномоченное   лицо,   назначаемое   приказом    (распоряжением) руководителя предприятия, учреждения, организации.

За нарушение установленного порядка ведения,  учета, хранения  и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную,  а в предусмотренных законом случаях и иную ответственность.

Как заполнять трудовую книжку?

Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 2019, в графе 2 трудовой книжки записывается "05.01.2019".

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов, и заверяются печатью: запись об увольнении, а также сведения о награждении и поощрения.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке, в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Министерства и ведомства по согласованию с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут, как исключение, разрешить предприятиям, работают в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенные в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцам книг соответствующих сообщений с последующей отметкой об этом в личной карточке.

Исправления в трудовой книжке

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется владельцем или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись. В случае необходимости владелец или уполномоченный им орган выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книг сведений о работе.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись делается правопреемником и удостоверяется печатью, а в случае его отсутствия – вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие, а в случае его отсутствия - облархивом, госархивом Киева, госархивом Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях и другие должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

     В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

     Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления занесенных ранее записей.

     В разделе "Сведения о работе", "Сведения о награждении ", "Сведения о поощрениях " трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

     В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то

недействительна ". Принят по такой-то профессии (должности) и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.

     В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе ". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись за

N таким-то недействительна " уволен ... и отмечается новая формулировка.

     В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

     При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается "Дубликат" трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Занесение в трудовую книжку сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т.п.) и с ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или печатью отдела кадров.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

В графе 3 раздела "Сведения о работе" как заголовок пишется полное наименование предприятия.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, о в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: "принят или назначенный в такой-то цех, отдела, подразделение, на участок, производство "с указанием его конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности на которую принят работник, выполняются для рабочих и служащих в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в «Классификаторе профессий».

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.

Показатели, указанные в этих Списках обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указывается в отдельном порядке. Запись сведений о работе по совместительству производится по желанию работника собственником или уполномоченным им органом.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы работника название предприятия меняется, то об этом отдельным порядком в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то ", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

 Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно- исследовательской хоздоговорной тематики и при прохождении стажировки подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе и стажировки согласно полученными данными. Справки хранятся в личных делах указанных лиц, как документы строгой отчетности.

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т.д.), хранятся непосредственно у работников.

Физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в государственной службе занятости. При приеме на работу вносится запись: "Принятый на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору

(Указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости), при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (Дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: "трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)"), а при увольнении - запись: "Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украина) ", при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: "Трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)".

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, независимо от места регистрации трудового договора, и удостоверяются его печатью.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой  действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, "Уволен в связи с прогулом без уважительных причин, п.4 ст.40 КЗоТ Украины ".

При расторжении трудового договора по инициативе работника по  причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию "в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст.38 КЗоТ Украины ".

Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер. Днем увольнения считается последний день работы.

В случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: "Уволен в связи с переводом работу в такое-то предприятие, п.5 ст.36 КЗоТ Украины ".

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: "Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п.5 ст.36 КЗоТ Украины ".

В случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывается "Уволен по сокращению штатов (численности) работников, п.1 ст.40 КЗоТ Украина "и далее в скобках указывается соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп "Пенсия назначена". Штамп ставится в разделе "Сведения о назначении пенсии".

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен вноситься второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.

В случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного 1938 и 1974 образцов).

Как восстановить трудовую книжку (дубликат трудовой книжки)

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом владельцу или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения в другие сроки владелец или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже его работы до поступления на предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую было принято работника. Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника.

Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

После этого в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Собственник или уполномоченный им орган обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

 Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т.д.), то собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, делается надпись "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник.

Дубликат выдается на основании заявления работника и  полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при Службе безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где работал работник, предоставляется в произвольной форме.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись: "Дубликат аннулирован ", заверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращается его владельцу.

Образец бланка трудовой книжки

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 27 квітня 1993 р. № 301

{На зміну зразка трудової книжки установлено, що колонцифри проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія і номер - на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64, згідно з Постановою КМ № 131 від 02.03.94}

Зразок

ГЕРБ УКРАЇНИ

ТРУДОВА

КНИЖКА

 Сторінка 1 ГербУкраїни                                                              ТРУДОВА КНИЖКА СЕРІЯ ......... № Прізвище _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________Ім'я           _______________________________________________________________________По батькові _____________________________________________________________________Дата народження ________________________________________________________________
                                                                            (число, місяць, рік)  Дата заповнення "     "___________________19____р. Підпис власника книжки ________________________  

М.П.Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок_______________________________
(розбірливо)

  
Сторінка 2-17(8 розворотів) ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ Серія і номер* 


запису
ДатаВідомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
числомісяцьрік
1234
      

  Сторінка 18-21(2 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ 


запису
ДатаВідомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних званьНа підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
числомісяцьрік
1234
      

 __________* Серія і номер зазначаються на одній з чотирьох сторінок кожного розгорнутого листа трудової книжки.  Сторінка 22-29(4 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ 


запису
ДатаВідомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організаціїНа підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)
числомісяцьрік
1234
      

   Сторінка 30-31(1 розворот) ВІДОМОСТІ ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЇ________________________________________________________________________________ 

 

 




Советы юристов для граждан и бизнеса на ваш e-mail!


Полезные статьи по данной тематике