Ответ на претензию: написание в Украине

Содержание

1. Советы по написанию ответа на претензию:
2. Шаблон и пример написания ответа на претензию на украинском языке:
3. FAQ: Часто задаваемые вопросы при написании ответа на претензию
   • Какие реквизиты должны быть указаны в письме?
   • Как правильно указать сроки оплаты по претензии?
   • Как отвечать, если претензия не обоснована?

Ответ на претензию является важной частью деловой переписки, особенно когда речь идет о разрешении споров между предприятиями. Вот несколько советов, как правильно составить такой ответ.

Советы по написанию ответа на претензию:

1. Точность и ясность: Письмо должно быть четким, точным и лаконичным. В нем не должно быть лишней информации, которая может запутать ситуацию.
2. Уважительный тон: Несмотря на то, что ответ на претензию может касаться не самых лучших обстоятельств, важно сохранять вежливый и профессиональный тон.
3. Конкретные детали: Обязательно указывайте конкретные даты, номера документов и суммы. Это важно для юридической значимости письма.
4. Разрешение ситуации: В письме должно быть указано, как вы планируете решить проблему, в частности, по срокам оплаты или поставке товара.

Шаблон и пример написания ответа на претензию на украинском языке:

Зразок

Вих. №  ___ від _____________20__р.

Директору

Товариства з обмеженою

відповідальністю «________________»

місцезнаходження: м. _________, вул. ______

буд.__________ офіс ________

код ЄДРПОУ __________

п/р ______________ в  АТ «___________»

МФО _____________

ІПН _______________

 «Щодо взаєморозрахунків

за Договором поставки № ___ від _______20__р.»

Направляємо Вам цього листа щоб повідомити Вас про непорозуміння, які виникли між нашими підприємствами, але, як ми сподіваємося, будуть невдовзі врегульовані.

«__» ___________ 20___р. на нашу адресу надійшла претензія (вих. № ___ від ___________20__р.) про оплату заборгованості за Договором № __ від «__» _____20__р. в розмірі ________________ грн. Стосовно отриманої претензії, повідомляємо наступне:

Між ТОВ «________________» (Покупець) та ТОВ «_________» (Постачальник) був укладений Договір поставки № ___ від _________ 20___р.

Як погоджено у п. п. 1.1., 1.2. Договору Постачальник зобов'язується поставити і передати у власність Покупця, а Покупець прийняти та оплатити, продукцію в асортименті, іменовану далі по тексту договору - Товар. Найменування, асортимент, ціна за одиницю Товару вказується Сторонами в Специфікації, яка є невід'ємною частиною цього Договору.

Відповідно до Специфікації № 1 до Договору Ваше Товариство зобов’язалося поставити в строк до _________ 20___р. наступний Товар - ____________ в кількості ___ штук на загальну суму ____________________ грн. (__________________________грн.).

На виконання умов Договору __________20__р. нашим Товариством була сплачена попередня оплата вартості Товару в сумі ____________ грн. Таким чином, зобов’язання нашого Товариства стосовно попередньої оплати Товару виконано у повному обсязі.

Під час виконання Договору з Вашої Сторони були випадки неналежного виконання його умов в частині додержання строків поставки та якості продукції. Від Підрядника, що за нашим замовленням здійснював улаштування території з використанням Вашої продукції, неодноразово надходили зауваження щодо якості Товару. Зауваження полягали у тому, що дорожні плити не достатньо застигли (не є достатньо твердими та міцними), що ставило під загрозу якість та строки виконання підрядних робіт, зрештою призвело до перенесення строків виконання робіт та підвищення вартості робіт з улаштування території.

З цих підстав, ТОВ «________________» здійснить оплату вартості поставленого ТОВ «__________________» Товару по Договору № __ від _________20__р. в розмірі __________________ грн. протягом 30 календарних днів.

Сподіваємося на взаєморозуміння і для подальшої співпраці просимо Вас дотримуватися строків поставки продукції та її якості, які встановлюються  Сторонами умовами Договору.

Директор

ТОВ «___________________»   

Приклад заповненого листа-відповіді    

Вих. № _____ від 01.10.2025 р.

Директору

Товариства з обмеженою відповідальністю «АгроБуд»
місцезнаходження: м. Київ, вул. Шевченка, буд. 10, офіс 5
код ЄДРПОУ 12345678
п/р UA1234567890 в АТ «ПриватБанк»
МФО 300711
ІПН 1234567890

Щодо взаєморозрахунків за Договором поставки № 12 від 01.05.2025 р.

Шановні панове!

Направляємо Вам цього листа, щоб повідомити про непорозуміння, що виникли між нашими підприємствами, які, як ми сподіваємось, будуть врегульовані в найближчий час.

«01.09.2025 р. на нашу адресу надійшла претензія (вих. № 20 від 01.09.2025 р.) щодо несплати заборгованості за Договором № 12 від 01.05.2025 р. в розмірі 50 000 грн.

З приводу отриманої претензії повідомляємо наступне:

Між ТОВ «БудТех» (Покупець) та ТОВ «АгроБуд» (Постачальник) був укладений Договір поставки № 12 від 01.05.2025 р.

Як вказано у п. п. 1.1., 1.2. Договору, Постачальник зобов'язується поставити і передати у власність Покупця, а Покупець прийняти та оплатити продукцію, іменовану далі по тексту договору «Товар». Найменування, асортимент, ціна за одиницю Товару вказується Сторонами в Специфікації, яка є невід'ємною частиною цього Договору.

Відповідно до Специфікації № 1 до Договору Ваше Товариство зобов’язалося поставити в строк до 01.08.2025 р. наступний Товар - цемент марка М500 в кількості 200 тонн на загальну суму 100 000 грн.

На виконання умов Договору 01.07.2025 р. нашим Товариством була сплачена попередня оплата вартості Товару в сумі 50 000 грн. Таким чином, зобов’язання нашого Товариства стосовно попередньої оплати Товару виконано у повному обсязі.

Під час виконання Договору з Вашої сторони мали місце випадки неналежного виконання його умов, зокрема, порушення строків поставки та якості продукції. Від наших підрядників, що використовували Вашу продукцію, неодноразово надходили зауваження щодо якості цементу. Зауваження полягали в тому, що цемент не відповідав необхідним стандартам твердості, що ставило під загрозу якість робіт та терміни виконання. Це, зрештою, призвело до перенесення строків виконання робіт та підвищення вартості робіт з укладання фундаменту.

З цих підстав, ТОВ «БудТех» здійснить оплату вартості поставленого ТОВ «АгроБуд» Товару по Договору № 12 від 01.05.2025 р. в розмірі 50 000 грн протягом 30 календарних днів.

Сподіваємося на взаєморозуміння та просимо Вас надалі суворо дотримуватися строків поставки та вимог щодо якості продукції, як це визначено умовами нашого Договору.

Директор
ТОВ «БудТех»
Петренко Віктор Олексійович

FAQ: Часто задаваемые вопросы при написании ответа на претензию

Какие реквизиты должны быть указаны в письме?

В письме должны быть указаны:

• Номер и дата исходящего документа.
• Полное юридическое наименование компании и её реквизиты (адрес, код ЕДРПОУ, ИНН, банковские реквизиты).
• Дата и номер договора.
• Описание замечаний или проблемы, которая возникла, с конкретными цифрами и фактами.

Как правильно указать сроки оплаты по претензии?

Если в претензии указано требование об оплате задолженности, в ответном письме нужно указать чёткий срок погашения задолженности, в соответствии с договором или с учётом обстоятельств.

Как отвечать, если претензия необоснована?

Если претензия не имеет оснований, нужно корректно указать на этот факт. В то же время важно оставить открытыми возможности для разрешения вопроса мирным путём.