Докладная записка на сотрудника
Как правильно заполнить докладная записка на сотрудника: советы, пример, ответы на вопросы
Дата обновления: 01.09.2026
Автор: Екатерина Гутгарц, юрист
Содержание
- Основные реквизиты докладной записки
- Советы по заполнению докладной записки
- Шаблон и пример заполнения докладной записки на украинском языке
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Докладная записка — это внутренний документ, адресованный руководителю структурного подразделения, учреждения или организации. Она содержит информацию о фактах, событиях, ситуациях, нарушениях, невыполнении задач, нарушениях техники безопасности, а также предложения по устранению нарушений и возмещению убытков.
Докладная записка используется для официального уведомления руководства об инцидентах, требующих внимания и реагирования.
Основные реквизиты докладной записки
- Название структурного подразделения
Размещается вверху слева, например: Отдел техники безопасности. - Адресат
Должность и ФИО руководителя, учреждение или организация, размещается вверху справа.
Например: Генеральному директору ООО «Альфа ЛТД» — Иванову С.П. - Название документа
Например: Докладная записка. - Дата и номер документа
Указываются дата составления и внутренний номер документа (при необходимости). - Заголовок
Краткое описание причины подачи записки, например: Об обнаружении факта нарушения техники безопасности. - Текст
- Конкретное изложение ситуации: время, место, события, лица, нарушившие правила.
- Последствия нарушения (материальные, организационные).
- Ссылки на подтверждающие документы (акты, объяснительные, другие доказательства).
- Предложения по реагированию: наказание, возмещение убытков, служебное расследование.
- Подпись и должность автора
Например: Инженер по технике безопасности, ФИО.
Советы по заполнению докладной записки
- Излагайте информацию объективно, лаконично и последовательно.
- Избегайте эмоциональных оценок и необоснованных обвинений.
- Указывайте конкретные даты, время и место событий.
- Если есть материальный ущерб, указывайте сумму и источник подтверждения (акт, смета, накладная).
- Проверьте правильность ФИО и должностей лиц, фигурирующих в документе.
- Используйте внутреннюю нумерацию документов и придерживайтесь формы компании.
Шаблон и пример заполнения докладной записки на украинском языке
Генеральному директору
_______________
____________________.
Доповідна записка
про виявлення факту порушення техніки безпеки
______ року о ____ перебуваючи на робочому місці, за адресою:_____, _______(ПІБ), порушуючи заходи особистої безпеки ____________________. Внаслідок чого ___________________. В результаті підприємству завдано матеріальний збиток на _______ грн.
Подія підтверджена актом №____, який було складено в присутності __________ та поясненням _________.
На підставі викладеного,
Вважав би:
- Повністю покласти вину на _______ з подальшим вирішення питання про перебування останнього на посаді _______.
- Накласти штрафні санкції ______________ на відшкодування завданих ним матеріальних збитків, згідно з розпорядженням компанії №__.
Інженер по техніці безпеки
ПІБ
“ ” ________ 20__ року
Приклад заповненої записки
Відділ техніки безпеки
Генеральному директору ТОВ «Бета Консалт» — Петренку А.М.
Доповідна записка
Про виявлення факту порушення техніки безпеки
12 листопада 2025 року о 10:30, перебуваючи на робочому місці за адресою: м. Київ, вул. Хрещатик, 10, Іванов Сергій Петрович, порушуючи заходи особистої безпеки, не використав захисні рукавиці та каску. Внаслідок цього отримано незначну травму, а матеріальний збиток підприємству склав 1 200 грн.
Подія підтверджена Актом №45, складеним у присутності Петрової О.В. та поясненням Іванова С.П..
На підставі викладеного:
- Повністю покласти вину на Іванова С.П. з подальшим вирішенням питання про перебування останнього на посаді оператора складу.
- Накласти штрафні санкції відповідно до розпорядження компанії №12 на відшкодування завданих матеріальних збитків.
Інженер по техніці безпеки: Коваль І.В.
“12” листопада 2025 року
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
📌 Обязательно ли составлять докладную письменно?
Да, докладная записка должна быть письменной для официального оформления фактов нарушений и служит доказательным документом для руководства.
📌 Кто может составить докладную записку?
Докладную может составлять должностное лицо, ответственное за безопасность, технику безопасности, контроль выполнения процедур, или сотрудник, обнаруживший нарушение.
📌 Нужна ли печать?
Печать не является обязательным реквизитом в соответствии с действующим законодательством.
📌 Можно ли указывать конкретные санкции в докладной?
Да, если это предусмотрено внутренними правилами компании. Можно предлагать дисциплинарные меры, штрафы или возмещение убытков.
📌 Обязательно ли прилагать акт или объяснительную?
Для обоснования фактов нарушения желательно прилагать акты, объяснительные, фото или другие доказательства. Это повышает юридическую силу докладной.
Другие документы данной рубрики
Ведомость начисления заработной платы
Форму сведения о начислении заработной платы (расчетно-платежной ведомости П-7) утвержден Приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 № 489
Рубрика: Прочие документы
Заявление на увольнение в Украине
Здесь Вы можете скачать образцы заявлений об увольнении: по собственному желанию; по соглашению сторон; в связи с переводом; по уважительной причине
Рубрика: Прочие документы
Гражданско-правовой договор с работником
Гражданско-правовой договор заключается между Заказчиком и Исполнителем (фрилансером, физическим лицом). Предмет - оказание услуг, выполнение работ
Рубрика: Прочие документы
Заявление-расчет больничных в Украине
Форма заявления-расчета больничных, выплат пострадавшим на производстве утверждена Постановлением Правления Фонда Соц.Страхования Украины от 19.07.2018 №12
Рубрика: Прочие документы
Заявление о получении пособия на погребение
Предлагаем шаблон и образец написания заявления о получении пособия на погребение
Рубрика: Прочие документы
Заявление о передаче земельного участка в собственность
Предлагаем шаблон и образец написания заявления на землю для приватизации под застройку
Рубрика: Прочие документы
Заявление в Национальную полицию о совершении преступления
Предлагаем бланк и пример написания заявления в полицию о мошенничестве, воровстве и других преступлениях
Рубрика: Прочие документы
Заявление в исполнительную службу о неуплате алиментов
Предлагаем образец заявления в исполнительную службу о неполучении алиментов для получения справки
Рубрика: Прочие документы
Таможенная декларация (для письменного декларирования)
Предлагаем бланк, чтобы правильно заполнить таможенную декларацию
Рубрика: Прочие документы
Справка о регистрации места жительства (форма 13)
Для получения справки о регистрации места жительства следует обратиться в ЦНАП. Предлагаем бланк справки формы 13
Рубрика: Прочие документы
Сопроводительное письмо к резюме
Сопроводительное письмо - вспомогательный документ к резюме, сжатое изложение высылаемого резюме с целью обосновать свои профессиональные качества
Рубрика: Прочие документы
Заявление на отсрочку от армии
Отсрочка от призыва на срочную военную службу предоставляется призывникам по решению районной (городской) призывной комиссии:
Рубрика: Прочие документы
Протокол допроса свидетеля в Украине
Предлагаем бланк и образец заполнения протокола допроса свидетеля адвокатом
Рубрика: Прочие документы
Протокол административного задержания
Предлагаем образец протокола задержания подозреваемого в совершении преступления
Рубрика: Прочие документы
Жалоба на действия полицейского
Предлагаем бланк и пример написания жалобы на действия полицейского
Рубрика: Прочие документы
Приглашение для иностранца в Украину
Приглашение для иностранца от имени юридического лица оформляется на официальном бланке, от физического лица удостоверяется нотариально
Рубрика: Прочие документы
Коммерческое предложение о сотрудничестве
Коммерческое предложение - письмо потенциальному партнеру или заказчику, содержащее деловое предложение о дальнейшем сотрудничестве.
Рубрика: Прочие документы
Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов
Предлагаем шаблон и пример написания отчета о занятости и трудоустройстве инвалидов на предприятии
Рубрика: Прочие документы
Гарантийное письмо об оплате (шаблон)
Гарантийным письмом одна сторона дает гарантию другой по выполнению, взятых на себя обязательств по оплате, поставке товаров, трудоустройству
Рубрика: Прочие документы
Декларация соответствия тех. регламентам
Декларация соответствия техническим регламентам - это документ, оформленный производителем, который гарантирует качество товаров, их соответствие нормам
Рубрика: Прочие документы
Ответ на адвокатский запрос в Украине
Предлагаем шаблон, пример и сроки написания ответа на адвокатский запрос
Рубрика: Прочие документы
Характеристика на работника, студента практиканта
Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств работника (ученика/студента).
Рубрика: Прочие документы
Протокол осмотра места происшествия
Предлагаем пример бланка протокола осмотра места происшествия по новому УПК
Рубрика: Прочие документы
Обращение к голове, органу местного самоуправления, депутату
Предлагаем пример, как правильно составить коллективное обращение к депутату, мэру, горсовету
Рубрика: Прочие документы
Объяснительная записка об ошибке в работе
Предлагаем пример объяснительной записки на работу о невыполнении трудовых служебных обязанностей, задания
Рубрика: Прочие документы
Дефектный акт на ремонт объекта
Предлагаем бланк и образец заполнения дефектного акта на ремонт объекта
Рубрика: Прочие документы
Мотивационное письмо в Украине
Предлагаем шаблон и пример написания мотивационного письма на должность, конкурс
Рубрика: Прочие документы
Объяснительная записка в школу
Предлагаем образец, как правильно написать записку на украинском языке об отсутствии ребенка в школе
Рубрика: Прочие документы
Протокол общего собрания в Украине
Предлагаем образец протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью
Рубрика: Прочие документы
Согласие на обработку персональных данных
Предлагаем бланк письма согласия на сбор и обработку персональных данных
Рубрика: Прочие документы
Рекомендательное письмо в Украине
Предлагаем пример, как написать рекомендательное письмо сотруднику, студенту
Рубрика: Прочие документы
Командировочное удостоверение в Украине
Сейчас оформлять командировочное удостоверение не обязательно, достаточно приказа, которым определяется количество дней в командировке.
Рубрика: Прочие документы
Служебная записка на предприятии
Предлагаем шаблон, как написать служебную записку на приобретение компьютера, мебели, на списание ТМЦ, на оборудование рабочего места, на замену принтера
Рубрика: Прочие документы
Протокол родительского собрания
Предлагаем шаблон протокола родительского собрания младшей, средней группы в ДУЗ, 1-11 классов НУШ
Рубрика: Прочие документы
Протокол об административном правонарушении
О совершении административного правонарушения составляется протокол уполномоченными на то должностным лицом.
Рубрика: Прочие документы
Информационный запрос в Украине
Запрос на информацию – это просьба лица предоставить публичную информацию, находящуюся во владении органа, к которому обращаются
Рубрика: Прочие документы
Заявление о принятии на работу
Предлагаем шаблон и пример написания заявления о принятии на работу учителя
Рубрика: Прочие документы
Заявление о принятии наследства
Заявление о принятии наследства подается государственному или частному нотариусу по месту открытия наследства в течение 6 месяцев после его открытия.
Рубрика: Прочие документы
Заявление о выходе из профсоюза
Участие в профсоюзной организации добровольно. В любое время лицо может выйти из профсоюза по собственному желанию, не объясняя причины.
Рубрика: Прочие документы
Заявление о назначении всех видов социальной помощи
Форма Заявления о назначении всех видов социальной помощи утверждена Постановлением Кабинета Министров от 21.04.2015 г. №441
Рубрика: Прочие документы
Заявление о применении налоговой социальной льготы
Предлагаем шаблон и образец написания заявления о применении налоговой социальной льготы
Рубрика: Прочие документы
Заявление в киберполицию о мошенничестве
Предлагаем образец, как написать и подать заявление в киберполицию о мошенничестве через интернет
Рубрика: Прочие документы
Заявление на пакет малыша (бэби бокс)
Если Вы не получили помощь «пакет малыша» в роддоме, обратитесь с заявлением в орган социальной защиты по месту жительства.
Рубрика: Прочие документы
Заявление в киберполицию на коллекторов
Не все знают, что коллекторские компании нарушают ряд статей Уголовного Кодекса Украины
Рубрика: Прочие документы
Декларация о начале строительных работ
Предлагаем пример, образец декларации о начале выполнения строительных работ
Рубрика: Прочие документы
Ведомость распределения численности работников
Предлагаем образец заполнения бланка (шаблона) ведомости распределения численности работников на предприятии
Рубрика: Прочие документы
Деловое письмо о сотрудничестве
Предлагаем пример написания делового письма о сотрудничестве
Рубрика: Прочие документы
Доверенность на представление интересов, получение товара
Вы можете скачать образец доверенности на представительство интересов на украинском языке. Предлагаем ознакомиться, как правильно написать доверенность
Рубрика: Прочие документы
Акт о фактическом месте проживания
Акт о фактическом (реальном) месте проживания составляется, когда физическое лицо не проживает по адресу регистрации (прописки)
Рубрика: Прочие документы
Адвокатский запрос: составление
Предлагаем образец адвокатского запроса в больницу, полицию, МРЭО и другие органы о предоставлении информации
Рубрика: Прочие документы
Бланк декларации с семейным врачом
Пациент выбрирает семейного врача (терапевта, педиатра) независимо от места жительства, из учреждений c договором с Национальной службой здравоохранения
Рубрика: Прочие документы
Депутатское обращение к должностным лицам
Предлагаем образец, готовую форму депутатского обращения к должностным лицам в Украине
Рубрика: Прочие документы
Депутатский запрос к должностным лицам
Предлагаем образец, готовую форму депутатского запроса к должностным лицам в Украине
Рубрика: Прочие документы
Акт про непроживание физического лица по месту регистрации
Акт про то, что лицо отсутствует по месту регистрации используют в делах о выселении. Такой документ составляется и подписывается комиссией ЖЭКа, ОСМД, ЖСК
Рубрика: Прочие документы
Акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи документов является подтверждением факта получения документации
Рубрика: Прочие документы
Строительный паспорт в Украине
Предлагаем шаблон и пример заполнения строительного паспорта застройки земельного участка
Рубрика: Прочие документы
Отказ от прививки, вакцинации в Украине
Предлагаем шаблон и пример написания отказа от прививок, проведения вакцинации ребенка
Рубрика: Прочие документы
Ответ на обращение граждан в Украине
Предлагаем шаблон и пример написания письма-ответа на обращение граждан
Рубрика: Прочие документы
Автобиография (биография) в Украине
Автобиография - документ с описанием жизни, деятельности в хронологической последовательности. Узнайте, как пишется автобиография в военкомат, на работу
Рубрика: Прочие документы
Заявление и декларация на выплату социальной помощи
Предлагаем бланк и образец заполнения декларации, заявления на социальную помощь
Рубрика: Прочие документы
Заявление на отгул за свой счет в Украине
Предлагаем ознакомиться, как правильно писать заявление на отгул за ранее отработанное время, как дополнительный отпуск без сохранения зарплаты
Рубрика: Прочие документы
Заявление о снятии ареста со счета
Предлагаем образец искового заявления в исполнительную службу о снятии ареста с банковского счета
Рубрика: Прочие документы
Заявление и декларация на назначение жилищной субсидии
Форма заявления и декларации утверждены Постановлением Кабинета Министров Украины от 16 сентября 2022 г. №1041.
Рубрика: Прочие документы
Заявления на отпуск за свой счет
Как правильно написать заявление на отпуск за свой счет, на дополнительный или социальный отпуск, на один день, по беременности и родам?
Рубрика: Прочие документы
Справка с места учебы в Украине
Справка с места учебы оформляется на фирменном бланке учебного заведения, подписывается руководителем и скрепляется печатью учреждения (при наличии).
Рубрика: Прочие документы